Tutaj odnajdziesz szczegółowe informacje o tym, jak wygląda faktura proforma.
Każdy kto prowadzi swoje przedsiębiorstwo, ale także i większość osób realizujących zakupy online, miał kontakt przynajmniej raz z fakturą proforma. Nie każdy jednak wie, czym de facto jest ten dokument i czym różni się on od typowej faktury.
Czy fakturę proforma ujmuje się w dokumentacji księgowej?
W języku łacińskim pro forma oznacza „dla pozoru”, więc nierzadko spotykamy się z wyjaśnieniem, iż faktura proforma to tymczasowy rachunek sprzedaży. I owszem, taka faktura nie jest dokumentem księgowym, z tej przyczyny nie ujmuje się jej w księdze przychodów i rozchodów bądź w ewidencji księgowej. Rekomenduje się jednakże zatrzymać ją na przykład w celu dopełnienia dokumentacji transakcji.
Faktura proforma winna uchodzić raczej za dowód handlowy, będący rodzajem przedłożenia danej oferty. Nie jest potwierdzeniem zakupu towaru ani zrealizowania usługi, czyli zgodnie z przepisami ustawy o VAT nie nie stanowi podłoża do odliczenia wskazanej w niej kwoty podatku VAT. Ale czy faktura proforma jest ostateczna? Nie, ponieważ tyczy się sprzedaży lub usługi, która jeszcze nie była wykonana, tym samym warunki transakcji w niej zaprezentowane mogą nadal podlegać negocjacjom.
Faktura proforma nie zwalnia z konieczności wystawienia właściwej faktury VAT
Faktura proforma posiada te same elementy i przypomina z wyglądu fakturę VAT, a więc:
- dane kontrahentów,
- miejsce oraz datę,
- nazwę towarów albo usług, będących przedmiotem transakcji (razem z wskazaniem ich jednostek miary, ilości itp.),
- wartość brutto oraz netto (zarówno pojedynczych towarów i usług, jak i wartość pełnego zamówienia) opisana także słownie,
- stawka oraz obliczona z tego tytułu wysokość podatku VAT,
- informacja o kwocie uwzględnionych rabatów,
- wskazanie terminu doręczenia towaru czy też realizacji usługi,
- wskazanie terminu wniesienia opłaty.
Taką fakturę wystawca musi oznaczyć dostrzegalnie w nagłówku określeniem “PRO FORMA”, aby bez trudności można było odróżnić ten dokument od właściwej faktury VAT, wywołującej skutki podatkowe. Trzeba także pamiętać, że ten rodzaj faktury nie zwalnia z obowiązku wystawienia klientowi wiążącej faktury VAT. Co kluczowe, faktury proforma nie przygotowuje się w przypadku, gdy kontrahent zapłaci w całości za przedmiot transakcji czy też przeleje przedpłatę.